GESTIONPRO con impresora fiscal

El programa de facturación GESTIONPRO puede emitir comprobantes con impresoras fiscales de tiquet, láser o formulario continuo. Cumplimenta las normativas de la Afip para impresión de comprobantes, almacenamiento de datos, Cierres X y Cierres Z.

Funciona con todos los modelos de impresora de ticket, ticket-factura o formulario continuo de marcas Epson - Hasar - NCR - Olivetti - Samsung Bixolon.

Según el modelo de impresora usted podrá emitir Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito, Remitos, Presupuestos (cotizaciones) y Recibos, o solamente estará limitado a la emisión de Facturas y Notas de Débito. Esto depende exclusivamente de la marca y modelo de su impresora (consulte con su proveedor de impresora para conocer alcances).

El módulo fiscal para el sistema de facturación GESTIONPRO agrega al programa la capacidad de gestionar todas las operaciones necesarias con la impresora fiscal, desde el proceso de facturación hasta los cierres "Z" y las consultas de estado de la impresora.

Según su modelo de impresora fiscal, los comprobantes que genere con el sistema y no sean soportados por la impresora (p. ej. Remitos) podrán cargarse en el sistema pero no imprimirse en la impresora fiscal, en ese caso tiene diversas opciones:

• Imprima el comprobante en una impresora no fiscal. Tenga presente la prohibición de tener instalado en un mismo cuarto una impresora fiscal junto con una no fiscal, en este caso puede derivar la impresión a través de una red.
• Instale el sistema en red con un equipo en otro salón, genere e imprima los comprobantes e informes que no pueda hacer con la fiscal desde el salón remoto.
• Cargue los comprobantes en el sistema pero no haga la impresión del comprobante con la computadora. En este caso deberá tener formularios de imprenta y completarlos manualmente. Por ejemplo, si su impresora no soporta la impresión de Notas de Crédito, cargue la nota de crédito en el sistema a fines de actualizar el Libro de IVA Ventas y la Cuenta Corriente, pero complete manualmente el formulario de Nota de Crédito para el Cliente, el cual debe contener la misma información del comprobante ingresado al sistema.

Importante
Antes de comenzar a facturar con GESTIONPRO debe verificar que el número de punto de venta de facturación indicado en el sistema sea el mismo que el de la impresora fiscal. Si no sabe cuál es el número de punto de venta de la impresora consúltelo con su proveedor de impresora o con su contador. Para verificar o modificar el número de punto de venta en el sistema GESTIONPRO diríjase al menú:

Archivo > Configuración y ajustes del sistema > Datos de su empresa/comercio > Casillero “Punto de venta de facturación”

Para que GESTIONPRO detecte la impresora fiscal es necesario que antes de ingresar al sistema la impresora esté encendida, con papel y correctamente en línea, de lo contrario usted podrá operar GESTIONPRO pero no podrá emitir facturación hasta que lo cierre y corrija la situación con la impresora. Luego deberá volver a abrir el sistema para que detecte nuevamente si la impresora está en correcto estado de funcionamiento.

Al finalizar el día laboral ya puede apagar la impresora. Hágalo luego de haber cerrado el sistema GESTIONPRO.

Nota para las impresoras que no emiten notas de crédito:
Tenga presente que el informe de IVA presentado por la impresora fiscal no coincidirá con el informe de IVA del sistema para las impresoras que no soportan la impresión de Notas de Crédito, ya que estos comprobantes no están siendo descontados de la memoria fiscal, pero sí en el sistema. Consulte con su contador para ampliar esta información.

Consideraciones acerca de la impresión de los comprobantes
Con la finalidad de cumplimentar la normativa de AFIP cuando emite una factura o algún otro comprobante que se imprima en la impresora fiscal la impresión es "concomitante" con la captura del producto, es decir que cada vez que usted detalla un producto en la factura, este es impreso (recuerde cuando hace las compras en el supermercado, cada producto que la cajera pasa por el lector de códigos de barras es impreso en inmediatamente).

En la práctica suele suceder que un cliente se arrepiente de su compra o decide no comprar algún producto que ya haya sido facturado, en este caso al estar impreso el renglón, sus opciones son
• a) volver a facturar el mismo producto pero con cantidad negativa, p. ej. si el Cliente compró 2, facturar el mismo producto por cantidad -2
• b) cancelar el comprobante, en ese caso el sistema cancela el comprobante en curso y emite un comprobante adicional detallando que se ha producido una cancelación.

Una Impresora fiscal no es una impresora común. No es posible imprimir en una impresora fiscal los informes y reportes que genera GESTIONPRO.

Si GESTIONPRO está configurado para su uso con impresora fiscal usted no podrá emitir facturación si no hay comunicación la impresora fiscal, ya sea porque ésta esté apagada, desconectada o en mal funcionamiento. GESTIONPRO se encarga de la comunicación y la consulta de estado de la impresora fiscal en todo momento, incluso verifica y reporta la falta de papel (siempre y cuando funcione bien el sensor de papel de la impresora)

Una impresora fiscal es como la "caja negra" de un avión, y registra todas las operaciones que pasan por ella, ésta es su finalidad.

Cierres "Z"
Al fin del día, usted deberá indicarle a la impresora que efectúe una suma de todas las operaciones del día y las almacene en forma definitiva en su memoria, este procedimiento se denomina "Cierre Z". GESTIONPRO cuenta con un menú para realizar esta acción. Si usted no efectúa un Cierre Z al final del día no podrá emitir facturación al día siguiente. Si se olvida de efectuar el cierre "Z", al otro día GESTIONPRO le avisará de esta situación y podrá hacerlo en ese momento.

Las impresoras fiscales no aceptan la impresión de signos, eñes, letras acentuadas, comillas (dobles o simples) ni otros símbolos que no sean letras del alfabeto inglés y números. Tenga mucha precaución de no ingresar estos caracteres prohibidos como parte de descripciones de Razones Sociales de Clientes, Domicilios, Localidades, Provincias, descripciones de productos o cualquier otro texto que pudiera ser dirigido a la impresora.

La impresora fiscal también evalúa si el número de CUIT de los Clientes está ingresado correctamente. En cualquiera de los casos, si hay algún error la factura será rechazada por la impresora, que manifestará el error a través de un mensaje que se presenta en la pantalla de GESTIONPRO.

Cuando se produce un error por datos inválidos, la impresora fiscal no siempre informa claramente la causa del error. Es posible (según la marca y modelo de impresora) que la información de error arrojada por la impresora no sea suficiente y el operador del sistema deberá revisar y averiguar la causa del mismo. Estos errores generalmente pueden originarse en la introducción de algún acento, un carácter extraño, un CUIT mal escrito o montos de facturación excedidos para las condiciones impositivas del cliente. Como ayuda podemos decile que si la impresora fiscal imprime correctamente el encabezado del comprobante (datos del cliente) y el error se produce al intentar imprimir los renglones, es muy posible que el problema radique en el producto que se está facturando (un acento, un importe mas grande de lo permitido), de lo contrario, si la impresora devuelve un error antes de imprimir los datos del encabezado, puede haber problemas con los datos del cliente. No descartar otros problemas propios de la impresora, tales como falta de papel, impresora apagada, desconectada, mal funcionamiento (memoria completa, pila baja, error de memoria, etc.), o impresora fuera de línea.

Las impresoras fiscales tienen límites de monto para ventas con Tiquets/Facturas "A", que además son distintos de los límites de Tiquets/Facturas "B". Estos límites están grabados en la memoria de la impresora. Cuando una venta excede estos montos, la impresora rechaza el ítem facturado.

No se pueden borrar ni modificar en el sistema los comprobantes que han sido generados con impresora fiscal.

Según la impresora instalada, el sistema operará con 3 o 4 decimales para precios de venta.

La cantidad de renglones de facturas y otros comprobantes depende de la marca y modelo de la impresora fiscal.

La impresora fiscal cuenta con una pila interna que, al igual que su computadora, conservan datos tales como la fecha y la hora actual. La impresora fiscal tiene un reloj interno con fecha y hora, cuya fecha debe ser coincidente con la fecha de la computadora. De producirse algún desfasaje el sistema GESTIONPRO informará de esta diferencia de fechas pero no podrá determinar cual fecha es la correcta, si la de la computadora o la de la impresora fiscal, quedando bajo responsabilidad del operador cotejar esta información para resolver el inconveniente. De todos modos, cada vez que se emiten comprobantes mediante la impresora fiscal, estos toman la fecha que indica la impresora, sin importar ni conocer si ésta es correcta.

GESTIONPRO le ofrece una herramienta para establecer la fecha en la impresora fiscal (vea mas adelante), pero si usted necesita hacer esto frecuentemente, esto será un indicativo de algún problema en la impresora (tal vez su pila se esté agotando) y deberá consultar con su proveedor de la impresora. Posiblemente necesite aplicar un Cierre Z antes de efectuar esta operación.

Las impresoras fiscales tienen un límite de memoria. Las impresoras fiscales no memorizan cada una de las facturas emitidas, sino la suma total de las facturas de día y sus impuestos a través del cierre Z, y estos cierres están limitados, claro que la cantidad es bastante grande como para que pueda usar su impresora por varios años, aunque no eternamente. La cantidad de Cierres Z disponibles depende exclusivamente de su marca y modelo de impresora. Consulte con su Proveedor respecto de su límite y reposición. Si usted conoce la cantidad máxima de Cierres Z de su impresora podrá saber el tiempo que le durará la misma antes de renovar su memoria, ya que, bajo condiciones normales no será necesario hacer mas de un Cierre Z diario, pero tenga en cuenta que algunas operaciones de mantenimiento y configuración de la impresora fiscal requieren que se le aplique un Cierre Z antes de ser realizadas. Los cierres Z innecesarios disminuyen innecesariamente la capacidad de la memoria de la impresora fiscal.

Muchas de las limitaciones de uso de la impresora fiscal están condicionadas por la misma impresora, la cual se encarga de aceptar o rechazar operaciones. Estas limitaciones en algunos casos son técnicas (p. ej. longitudes cortas para descripciones debido a lo angosto del tique, o imposibilidad de escribir acentos) y en otras son normativas (p. ej. límites a los montos de ventas). En cualquiera de estos casos, si necesita ampliar información al respecto deberá dirigirse a su contador, al proveedor de la impresora, a la documentación técnica del controlador o consultar las normativas vigentes de AFIP.

Con el módulo fiscal instalado, GESTIONPRO incluye herramientas para administrar la impresora, que pueden ser accedidas de la siguiente forma:

- Menú: Archivo --> Configuración y Ajustes del sistema --> Configurar impresora fiscal
ó
- Botón: Impresora ON-LINE que se encuentra en la pantalla principal.

Si la impresora no está detectada el botón expresará Impresora OFF-LINE (fuera de línea)
El acceso a ste menú de herrameintas le brinda acceso a las siguientes operaciones:

Solapa Cierres:
• Cierre X: permite efectuar un cierre parcial del día. Esta operación no consume mas que papel y tinta de la impresora, ya que de ninguna manera agota su memoria y puede ser ejecutada cuantas veces necesite durante el día. Normalmente se utiliza en los cambios de cajeros a modo de corte de caja y ventas.
• Cierre Z: efectúa el cierre del día, almacenando los valores en forma definitiva en la memoria de la impresora. Normalmente este proceso se hace como última operación del día con la impresora. Sin embargo, si lo necesita puede emitir una o más Facturas luego de un Cierre Z, pero luego deberá aplicar un nuevo Cierre Z. Intente evitar Cierres Z innecesarios a fin de alargar la vida útil de la memoria fiscal.
Es obligación del dueño de la impresora fiscal almacenar los comprobantes de cierre Z que genera la impresora.

Solapa Reportes:
• Permite generar distintos reportes de auditoría, por número o por fecha. Estos reportes son resúmenes de los Cierres Z. Normalmente no será necesario que efectúe estas operaciones, ya que usted deberá guardar obligatoriamente todos los Cierres Z que genera el sistema (así como comprobantes de Cancelación y otros comprobantes), y sus uso queda limitado a alguna necesidad específica del Contador o de alguna auditoría.

Solapa Mantenimiento:
• Permite especificar distintas opciones acerca de la configuración de la impresora fiscal. Estas opciones pueden variar según el modelo de impresora, algunas de ellas requieren que se aplique un Cierre Z antes de ser ejecutadas y otras son comunes a todos los modelos. Normalmente, usted no deberá efectuar modificación alguna en esta pantalla.
• Nombre de Fantasía y Encabezado: es la información del encabezado que se imprime en forma automática cada vez que se emite un comprobante a través de la fiscal. Se recomienda no modificar esta información ya que es asentada por el técnico que fiscaliza la impresora.
• Fecha y hora en impresora fiscal: establece la fecha y la hora en la impresora fiscal, tomando este dato de la computadora.
• Copias de Documentos y Copias DNFH (Documentos no Fiscales Homologados): establece la cantidad de copias que se imprimirán para estos documentos. Consulte a su Contador o Proveedor de Impresora para ampliar.
• Impresión de marco: esta función permite establecer la modalidad de impresión del marco del comprobante (bordes). Solo está disponible para impresoras que tienen esta capacidad.
• Puerto COM (1-4): indica al sistema el puerto de comunicaciones en el que está conectado la impresora fiscal a su computadora. No modifique este valor a menos que se produzcan cambios en el hardware.
• Emitir facturación sin impresora fiscal: si por algún motivo algún comprobante generado en la impresora fiscal no ha quedado registrado en el sistema GESTIONPRO, entonces deberá poder cargar este comprobante en el sistema. GESTIONPRO también permite cargar comprobantes para los casos en los que su impresora fiscal pudiera queda fuera de servicio temporalmente por desperfectos técnicos. Para estos casos active este casillero y GESTIONPRO trabajará temporalmente como si no tuviera una impresora fiscal conectada. Al cerrar y volver a abrir GESTIONPRO esta situación volverá a normalidad (volverá a detectar la impresora fiscal)

Venta a consumidores finales eventuales
No es necesario ingresar en el sistema GESTIONPRO los datos de cada cliente si se trata de ventas a clientes eventuales. Un cliente eventual cumple las siguientes características:

- Es consumidor final
- No es necesario pedirle los datos de número de documento ni domicilio.
- No se le vende en cuenta corriente

Para facilitar la operación de venta a clientes eventuales simplemente use un cliente previamente ingresado con las siguientes características:

- Código de cliente: un código fácil de recordar porque será utilizado seguido, p.ejemplo: 999
- Razon Social: CONSUMIDOR FINAL
- Domicilio: . (un punto)
- Tipo de Documento: “DNI” ó “NO INFORMADO”
- Nro de Documento: . (un punto)
- Condición de pago: CONTADO

 

 

Para usar GESTIONPRO con impresora fiscal debe contratar el módulo fiscal para GESTIONPRO.